Richtlinie für die Nutzung des Ratsinformationssystems des Schulverbandes Ladelund
Anlage zur Geschäftsordnung des Schulverbandes Ladelund
1. Teilnahme am Ratsinformationssystem
1.1. Am Ratsinformationssystem (RIS) nimmt jedes Gremiumsmitglied und dessen Stellvertretung (Nutzer*in) teil. Den genannten Nutzer*innen werden sämtliche Unterlagen entsprechend der Zugangsberechtigung für die Sitzungen des Schulverbandes (u.a. Einladungen mit der Tagesordnung, Niederschriften, Niederschriftsauszüge, Sitzungsvorlagen und andere Dokumente) über das RIS-Portal https://amt-suedtondern.ris-portal.de in digitaler Form zur Verfügung gestellt.
Unterlagen in Papierform werden grundsätzlich nicht mehr verschickt.
1.2. Der Datenschutz ist von den Nutzer*innen analog zur Papierform zu gewährleisten.
1.3 Die Einberufung der einzelnen Mitglieder zu den Sitzungen des Schulverbandes erfolgt durch schriftliche Ladung per E-Mail über das RIS des Amtes Südtondern („Sitzungsnachricht“).- Die Ladungsfrist beträgt 1 Woche. Die Einladung gilt als zugestellt, wenn sie elektronisch veröffentlicht ist.
Bei der Berechnung der Ladungsfrist zählen der Tag der Zustellung der Ladung und der Sitzungstag nicht mit. Eine Verletzung der Frist der Ladung eines Verbandsmitgliedes gilt als geheilt, wenn dieses Verbandsmitglied zu der Sitzung erscheint. Die Ladungsfrist gilt auch dann als gewahrt, wenn infolge technischer Schwierigkeiten oder aus zufälligen Gründen einzelne Verbandsmitglieder die Ladung verspätet erhalten haben.
Wird in begründeten Ausnahmefällen gem. § 34 Abs. 3 Satz 2 GO die Ladungsfrist unterschritten oder von einer Ladungsfrist ganz abgesehen, ist darauf in der Ladung hinzuweisen und die Notwendigkeit kurz zu begründen.
2. Hardware für die Nutzung des Ratsinformationssystems
2.1. Voraussetzung für die Nutzung des RIS ist die Vorhaltung eines eigenen mobilen digitalen Endgerätes durch das Gremiumsmitglied und der Zugang per WLAN.
2.2. Der Sitzungsraum des Schulverbandes Ladelund ist mit gesichertem WLAN ausgestattet.
2.3. Sofern Sitzungen außerhalb des üblichen Sitzungsortes geplant werden, ist durch das eigenständige Herunterladen der Sitzungsunterlagen durch die Nutzer*innen sicherzustellen, dass diese auch an Sitzungsorten ohne WLAN offline verfügbar sind.
2.4. Da an sämtlichen Sitzungsorten nicht von einer ausreichenden Versorgung mit Stromanschlüssen auszugehen ist, ist notwendige Voraussetzung, dass die Nutzer*innen mit einem ausreichend aufgeladenen Gerät an der Sitzung teilnehmen.
2.5. Technischer Service hinsichtlich der Hardware (Reparaturen u.ä.) wird von der IT-Abteilung des Amtes Südtondern nicht geleistet.
Bei verfahrensbezogenen Anwenderproblemen gibt das Amt Südtondern entsprechende Hilfestellung im Rahmen des Leistbaren.
2.6. Die Nutzer*innen sind dazu verpflichtet, das mobile digitale Endgerät durch ein Passwort vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
3. Inkrafttreten
Diese Richtlinie tritt nach Beschlussfassung am 28.10.2024 mit Wirkung vom 01.01.2025 in Kraft.
Ladelund, den 28.10.2024
Schulverband Ladelund-
(Andresen, Verbandsvorsteher)
Dokumente:
Anlage zu TOP 10 (PDF, 114 kB)