Datenschutz-GrundVO

Vorbemerkung

Personenstand ist nach § 1 des Personenstandsgesetzes (PStG) die sich aus den Merkmalen des Familienrechts ergebene Stellung einer Person innerhalb der Rechtsordnung einschließlich des Namens. Der Personenstand umfasst Daten über Geburt, Eheschließung, Lebenspartnerschaft und Tod sowie damit in Verbindung stehende familien- und namensrechtliche Tatsachen. Die Beurkundung wird durch hierzu bestellte Urkundspersonen – den Standesbeamtinnen und Standesbeamten in den Standesämtern - durchgeführt. Die Führung der Personenstandsregister ist von erheblichem öffentlichen Interesse, denn die Beurkundungen beweisen die o.g. Stellung der Person und sind erforderlich zum Schutz der betroffenen Personen sowie der Rechte und Freiheiten anderer in den Personenstandsregistern registrierter Personen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Standesamt Südtondern
Hauptstraße 44
25899 Niebüll
04661 601184

2. Beauftragte oder Beauftragter für den Datenschutz
Datenschutz Nord GmbH - Standort Hamburg
Frau Jennifer Jähn-Nguyen
Sechslingspforte 2
22087 Hamburg
Telefon 040/5936160412
Mail office@datenschutz-nord.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Das Standesamt verarbeitet nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 2 und Abs. 3 Buchst. b sowie Art. 9 Abs. 2 Buchst. g Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i.V.m. §§ 15 bis 17a, 21, 27, 31, 32, 64 PStG personenbezogene Daten und speichert diese im zentralen elektronischen Personenstandsregister sowie im Sicherungsregister zum Zwecke der Erstbeurkundung einer Geburt, einer Eheschließung, eines Sterbefalls oder der Fortführung eines entsprechenden Eintrags, zur Ausstellung von Urkunden und Registerauszügen, für statistische Erhebungen (§§ 1, 2 Bevölkerungsstatistikgesetz) und zur Durchführung weiterer personenstandsrechtlichen Aufgaben nach Bundes- oder Landesrecht.
Das Standesamt verarbeitet nach Art. 9 Abs. 2 Unterabsatz 1 Buchst. g DS-GVO in Verbindung mit §§ 15 bis 17a, 21, 27, 31, 32, 64 PStG die für die Registrierung und Fortführung von Personenstandsfällen erforderlichen und zulässigen Daten. Diese Daten werden bei den nach Personenstandsrecht anzeigeberechtigten und anzeigepflichtigen Personen erhoben und zur Herstellung von Urkunden und Registerauszügen sowie auf dem elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmedium des Dokuments sowie auf dem zur Langzeitspeicherung der Personenstandsdaten nach § 67 PStG i.V.m. §§ 1 und 2 der Landesverordnung über die Einrichtung und Führung des zentralen elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister (LVO-ePR) eingerichteten zentralen elektronischen Personenstandsregister verarbeitet.

4. Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten der Personen, auf die sich ein Personenstandsregistereintrag bezieht, werden auf der Grundlage von §§ 57 bis 63 der Personenstandsverordnung (PStV) automatisiert über den XÖV-Standard XPersonenstand übermittelt an:
• andere Standesämter,
• Meldebehörden,
• Standesamt I in Berlin,
• Statistisches Amt,
• Zentrales Testamentsregister,
• Ausländerbehörden,
• Gesundheitsbehörden.
Weitere Mitteilungen erfolgen an das Familiengericht, Kirchenbuchführer, Konsulate, Jugendämter, Vormundschaftsgerichte, Amtsgerichte und das Finanzamt zur Erfüllung der dortigen Aufgaben im Zusammenhang mit Personenstandsregistrierungen und Fortführungen des Personenstandes.

Nach § 2 Absätze 2 und 3 der LVO-ePR können alle Standesämter und die Standesamtsaufsichten in Schleswig-Holstein die Daten der Personenstandsregister mit lesendem Zugriff zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben abrufen.

Für die Urkundenerteilung, Auskunft und Einsicht gelten die Regelungen der §§ 61 bis 66 PStG. An Privatpersonen werden Daten nur auf Ersuchen und nur dann, wenn ein besonderes rechtliches Interesse glaubhaft gemacht wird, übermittelt (§ 62 PStG).
Die Verwendung personenbezogener Daten aus den Personenstandsregistern darf durch öffentliche Stellen nur zur Erfüllung der ihnen gesetzlich übertragenen Aufgaben und Berechtigungen erfolgen (§ 65 PStG).

Gegebenenfalls erfolgen Datenübermittlungen an Drittländer auf der Grundlagen von zwischenstaatlichen Abkommen oder Vereinbarungen.

5. Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten werden als Vorgangsdaten im Fachverfahren des Standesamtes temporär und nur solange gespeichert, bis der entsprechende Eintrag in das jeweilige Personenstandsregister übertragen worden ist. Die maximale Speicherungsdauer der Vorgangsdaten wird durch das Standesamt im Verfahren eingestellt und beträgt 1 Jahr.

Die elektronischen Personenstandsregister werden nach § 7 Abs. 1 PStG dauerhaft gespeichert. Nach einer Fortführungsfrist von
• 110 Jahren bei Geburtenregistern,
• 80 Jahren bei Ehe- und Lebenspartnerschaftsregistern und
• 30 Jahren bei Sterberegistern
sind die Personenstandsregister und Sicherungsregister sowie die Sammelakten nach dem Landesarchivgesetz den zuständigen Archiven zur Übernahme anzubieten (§ 7 Abs. 3 PStG). Nach der Übernahme durch die Archive werden die Daten im elektronischen Personenstandsregister gelöscht.

Protokolldaten werden nach 14 Monaten automatisiert aus dem elektronischen Personenstandsregister gelöscht (§ 4 Abs. 1 LVO-ePR).


6. Betroffenenrechte
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere das Recht zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung Datenübertragbarkeit und Widerspruch bezüglich aller zu ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Art. 15 bis 21 DS-GVO. Für den Bereich des Personenstandswesens werden diese Rechte wie folgt konkretisiert:

a) das Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung durch Artikel 15 DS-GVO i.V.m. § 62 Abs. 2 PStG.
b) das Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten, durch Artikel 16 DS-GVO i.V.m. §§ 46 bis 48 PStG.
c) das Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, besteht gemäß Artikel 17 Abs. 3 Buchst. b DS-GVO nicht .
d) das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten durch Art. 18 DS-GVO i.V.m. §§ 63 und 64 PStG.

7. Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz, Postfach 71 16, 24171 Kiel, Telefon: 0431 988-1200, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de), wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.