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26.09.2019

Stellenausschreibung

Assistenz (m/w/d) für den Amtsdirektor

Das Amt Südtondern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Assistenz (m/w/d)
für den Amtsdirektor
.

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.

Zum Aufgabengebiet gehören insbesondere folgende Tätigkeiten:

Sekretariats- und Assistenzaufgaben für den Amtsdirektor, den Amtsvorsteher und den Leiter Büro des Amtsdirektors wahrnehmen, insbesondere:

  • Koordination und Vorbereitung von Gesprächsterminen
  • Buchungen und Terminpflege der Sitzungsräume
  • Pflege Terminkalender Amtsdirektor, Amtsvorsteher, Sitzungskalender, etc.
  • Dienstreisen planen
  • Betreuung von Besucher*innen
  • Telefondienst / Publikumsverkehr für den Amtsdirektor und Amtsvorsteher
  • Posteingang/ -ausgang/ -umlauf
  • Koordination von Beschwerden
  • Fertigen von Texten nach Vorlage; Phonodiktat; bearbeiten von Texten; selbständiges Verfassen von Briefen für den Amtsdirektor
  • Erstellung von Power-Point-Präsentationen (auch für andere Fachbereiche)
  • Wiedervorlage führen; Kopier- und Registraturarbeiten
  • selbständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Gremien des Amtes, einiger Zweckverbände und Gemeinden
  • Ansprechpartner*in für die Gemeindevertreter*innen einiger Gemeinden, incl. Abrechnung des Sitzungsgeldes
  • Organisation und Betreuung von Veranstaltungen des Amtes: Dienstjubiläen, Verabschiedungen, Tagungen und Konferenzen (auch außerhalb der Amtsverwaltung)
  • Betreuung des Ratsinformationssystems

Da der derzeitige Amtsdirektor in den Ruhestand tritt, wurde am 21.09.2019 ein Nachfolger gewählt, der das Amt zum 18.03.2020 übernimmt.

Erwartet wird, dass der/die Stelleninhaber*in über

  • die laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt, eine
    erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder einen vergleichbaren Abschluss in einem verwaltenden Beruf
  • Erfahrungen in Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
  • Eigeninitiative, Belastbarkeit, Flexibilität, Organisationsgeschick
  • hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
  • ein hohes Maß an Loyalität und Verschwiegenheit
  • sachliches, selbstsicheres und situationsgerechtes Auftreten gegenüber Dritten, mit gutem sprachlichen Ausdrucksvermögen
  • qualifizierte EDV-Kenntnisse (u.a. MS-Office Anwendungen); wünschenswert DMS regisafe-Erfahrungen

verfügt.


Geboten wird:

  • ein verantwortungsvolles, vielseitiges und interessantes Aufgabengebiet
  • bedingt flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeitregelungen

Die Bezahlung richtet sich bei Erfüllung der beamtenrechtlichen Voraussetzungen nach der Besoldungsgruppe A 8 SHBesG bzw. bei Beschäftigten nach der Entgeltgruppe 8 TVöD/VKA.

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Matthiesen, Leiter Büro des Amtsdirektors, unter der Telefonnummer 04661/601-410 gerne zur Verfügung.

Für allgemeine Fragen zur Stellenausschreibung steht Ihnen Frau Asmussen, Fachbereich 1, Sachgebiet Personal, unter der Telefonnummer 04661/601-125 ebenfalls gerne zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass die eingereichten Unterlagen aus Kostengründen nicht zurückgeschickt werden. Verzichten Sie daher bitte auf das Einreichen von Schnellheftern oder Bewerbungsmappen und reichen Sie keine Originale ein. Sollten Sie eine Rücksendung Ihrer eingereichten Unterlagen wünschen, legen Sie Ihrer Bewerbung bitte einen ausreichend frankierten und an Sie adressierten Rückumschlag bei.

Des Weiteren wird darauf hingewiesen, dass Kosten im Zusammenhang mit der Bewerbung insbesondere Reisekosten zu Vorstellungs- / Auswahlgesprächen nicht erstattet werden.

Vollständige Bewerbungsunterlagen inklusive tabellarischem Lebenslauf, Zeugnissen u. ä. sowie ggf. einer Auflistung Ihrer absolvierten Fortbildungen (berufliche und private) richten Sie bitte
bis zum 18.10.2019 an das

Amt Südtondern
Fachbereich 1
Sachgebiet Personal
Stichwort: Bewerbung „Assistenz Amtsdirektor“
Marktstraße 12
25899 Niebüll

oder per E-Mail im PDF-Format an bewerbungen@amt-suedtondern.de

Es wird um Verständnis gebeten, dass keine Eingangsbestätigungen versendet werden.